События недели Новостная лента

Переход компаний от традиционного бюджетирования

В этой главе показано, каким образом большинство организаций осуществляет свое бюджетное планирование и составляет отчетность, а также отмечены проблемы, возникающие при использовании традиционных методов бюджетного планирования. Имея эти сведения, вы сможете передать коллегам полученную информацию о преимуществах процессно-ориентированного планирования с учетом особенностей продуктов и услуг, применение которых будет способствовать повышению стоимости компании.

Типичный процесс бюджетного планирования — упражнение с электронными таблицами

Во многих организациях процесс бюджетного планирования начинается с того, что руководители старшего звена объявляют об общих направлениях предстоящего процесса бюджетного планирования. Отдел маркетинга прогнозирует прирост объема продаж на уровне 10 %. Затем большинство менеджеров просто увеличивают свои бюджеты на те же 10 %. Таким образом в общих чертах они составляют свои новые бюджеты. Вопросы такие: «На каком информативном фундаменте строится каждое из таких решений? На маркетинговых прогнозах? На издержках и недочетах прошедших периодов? Как изменилась рабочая нагрузка в каждом отделе? Что делается в целях совершенствования видов деятельности и бизнес процессов? Как можно планировать бюджет предстоящего года на основе прошлогодней информации?»

Большинство организаций осуществляет бюджетное планирование неэффективно и использует при этом электронные таблицы. В колонке «А» менеджеры проставляют прошлогодние цифры. В колонке «Б» они задают формулу, которая использует прошлогодние цифры из колонки «А» и перемножает данные прошлогодних затрат на прогнозируемый прирост объема продаж. Как и следует ожидать, следующим шагом является копирование формулы для всех последующих статей затрат.

Традиционная практика бюджетного планирования, состоящая в процентном увеличении прошлогодних затрат на основе прогнозируемой выручки, не является ни практичной, ни логичной. Следует задать ряд вопросов.

• Что такой процесс бюджетного планирования с использованием электронных таблиц дает руководству?

• Какую информацию для практического использования они получают из этих цифр?

• Какое влияние эти новые бюджеты оказывают на внутреннюю организацию труда в этих организациях?

• Правильны ли прогнозы? А если нет?

Что произойдет, если такая практика будет продолжаться нагана в год? Бюджеты будут расти, а выручка от реализации и объемы даже падать. Что будет? Убытки!

Традиционная практика бюджетного планирования концентрирует свое внимание на входящих ресурсах, а не на выходных результатах

При составлении типичного бюджета используются финансовые термины, а не операционные. Например, планируя деятельность своего отдела, руководитель центра обработки телефонных звонков не рассуждает о терминах стоимости аренды, материалов или персональных компьютеров. Вместо этого он мыслит в формате рабочей нагрузки (т. е. количества телефонных звонков), неравномерности нагрузки (т, е. как количество телефонных звонков меняется в течение дня, недели, месяца), и распределяет персонал в соответствии с прогнозируемой рабочей нагрузкой и степенью ее неравномерности.

С этой же точки зрения подумаем о баскетболисте. Имеет ли какое-либо значение для баскетбольных болельщиков то, как часто спортсмен бегает на стадионе, отжимается, взбегает вверх по лестничным пролетам? Нет, для баскетбольных болельщиков важен конечный результат, или сколько раз он забросил мяч в корзину. Точно так же и менеджерам следует основное внимание уделять выходным результатам, а это — подготовленные к оплате платежные ведомости, согласованные контракты и сформированные отчеты о эффективности деятельности. Для того чтобы рассчитать, сколько и каких ресурсов потребуется для выполнения видов деятельности, которые необходимо осуществить для получения конечного результата, очень важно знать, каков ожидаемый результат.

Традиционная практика бюджетного планирования не выделяет и не объясняет характерных особенностей продукции и потребителей, которые вызывают вариации издержек

Не имея информации о том, каким образом выпускаемая продукция влияет на возникновение вариаций издержек, организация не сможет определить, какие действия следует предпринять. В результате менеджеры будут сосредоточивать свои усилия, направленные на совершенствование деятельности, не там, где это необходимо, или тратить время на решение совсем не тех проблем.

Например, предприятие, производящее джинсы, может обнаружить, что при использовании ткани белого цвета необходимо будет производить чистку оборудования в течение производственного цикла, для того чтобы на ткани не было пятен машинного масла. В то время как при работе с тканью синего или черного цветов этого дополнительного этапа работ не потребуется. Если в течение года соотношение использования белой и цветной ткани изменится, это приведет к изменению себестоимости продукции.

Традиционная практика бюджетного планирования не учитывает особых характеристик потребителей, которые вызывают вариации издержек. Например, для некоторых потребителей приемлема доставка товара только в определенное время суток. Доставка в другое время обычно отклоняется, что приводит к необходимости повторной доставки или штрафным санкциям. Категории потребителей, которые выставляют штрафные санкции за плохое качество, или которые заказывают срочную доставку, являются примерами источников вариаций издержек на обслуживание потребителя. Каждая из этих особых характеристик потребителей увеличивает издержки. Если организация не разберется в том, каким образом особенности потребителей влияют на структуру затрат организации, эти затраты могут выйти из-под контроля.

Традиционная практика бюджетного планирования не способствует постоянному совершенствованию деятельности

Как уже говорилось выше, процесс бюджетного планирования зачастую осуществляется с помощью электронных таблиц, когда недочеты прошлого года встраиваются в бюджет текущего года. Регламент, позволяющий постепенно вводить в практику бюджетного планирования необходимые усовершенствования, нередко отсутствует.

Типичным начальным пунктом бюджетного процесса в традиционной практике бюджетного планирования является имеющаяся ресурсная база и существующий уровень выполнения хозяйственной деятельности. Для того чтобы в системе планирования можно было предусмотреть возможность ее постоянного совершенствования, необходимо сначала определиться с тем, а что же следует понимать под существующим уровнем хозяйственной деятельности. Какие услуги или товары производятся каждой частью предприятия? С каким уровнем качества они производятся? Для того чтобы предусмотреть в системе возможности ее постоянного совершенствования, необходимо знать, каким образом оценивать качество, своевременность, потребительскую удовлетворенность, ряд других характеристик, а также себестоимость.

Существует точка зрения, что постоянное совершенствование заключается только в снижении затрат. Но такой подход может привести к неоправданному сокращению издержек, что принесет организации вред.

Например, если центр обработки телефонных звонков работает по стандарту «лучший в своем классе », то сокращение издержек на произвольно рассчитанное количество звонков, как процент от существующих затрат, будет деструктивным. Если компания существенно сократит свои затраты в областях, связанных с обслуживанием клиентов, могут появиться недовольные потребители предоставляемой услуги. По этому же принципу для достижения своих стратегических целей компания может обоснованно пойти на увеличение финансирования в таких областях, как научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы или маркетинг.

Необходимость мероприятий по постоянному совершенствованию системы не ограничивается только компаниями частного сектора. Бюджетным организациям также необходимо учиться совершенствовать свою деятельность, потому что они также не являются неуязвимыми перед лицом требований постоянно меняющегося мира. Например, продолжает расти конкуренция между Почтовой службой США (U.S. Postal Service) и компанией FedEx. Многие бюджетные организации федерального уровня находятся в стадии завершения проекта А-76 по изучению внутренних процессов и определения того, целесообразно ли федеральному правительству отдавать на аутсорсинг сторонним организациям ключевые бизнес-процессы и услуги. Не так давно в газетной статье говорилось, что девиз военно-морских сил: «Делать больше при меньших ресурсах». В условиях масштабного сокращения численности вооруженных сил перед каждым ставится задача работать лучше. Задача постоянного совершенствования стоит во всех секторах — как в общественном, так и в частном.

Некоторые организации вынуждают своих работников осуществлять постоянное совершенствование, ставя перед собой во время ежегодного бюджетного планирования задачи, заключающиеся в сокращении издержек. Если бюджет урезают, члены организации вынуждены находить еще лучшие, более быстрые и экономичные способы производства той же продукции или услуги. Пример 2.1 иллюстрирует эту точку зрения.

Пример 2.1. Постоянное совершенствование возможно

Билл, типографский наборщик, построил свой бизнес благодаря собственной репутации, основанной на быстрой доставке, точности, качестве и своей способности быть в курсе всех новинок в программном и аппаратном обеспечении, которые могут быть использованы в верстке страницы. Его клиенты могли заказывать ему выполнение проектов с использованием разнообразных пакетов программного обеспечения и платформ оборудования.

Для того чтобы быть в курсе всех возможных изменений в программном и аппаратном обеспечении, Билл каждый год обновлял имеющиеся у него компьютерные системы и программное обеспечение, а также закупал новые. Стоимость «того, чтобы быть в курсе» была убийственна для прибыли его компании, не говоря уже о времени, которое уходило на то, чтобы обучить персонал работе с каждой новой программой. Финансовых ресурсов не хватало на то, чтобы отслеживать все изменения, но без новых знаний он бы растерял клиентов. Он должен был найти способ вводить все новшества и при этом не тратить на это больше средств. Стив, консультант по компьютерам, посоветовал Биллу купить одну программу, разработанную крупной компанией-производителем компьютеров, с помощью которой можно было читать и конвертировать файлы из одной платформы в любую программу по своему выбору, Переход на эту программу позволил ему работать с еще большим количеством разнообразных продуктов. Это программное обеспечение помогло Биллу сэкономить деньги на оборудовании, программном обеспечении и обучении персонала, Ему удалось усовершенствовать весь операционный процесс и при этом сократить расходы на переоборудование и переобучение. Он нашел способ провести усовершенствования и одновременно сэкономить деньги в долгосрочной перспективе. Постоянное совершенствование может принести дополнительную прибыль.

В центре внимания традиционного бюджетного планирования – центры затрат, а не совершенствование бизнес-процессов

Традиционное бюджетное планирование концентрирует свое внимание на отдельных центрах затрат, в число которых входят отделы, подразделения и дочерние предприятия. Межфункциональные бизнес-процессы зачастую игнорируются. Например, большинству организаций сложно было бы определить полную стоимость осуществления планово-бюджетного процесса, привлечения нового клиента, разработать новый продукт/услугу или пригласить на работу или обучить одного работающего. Они могли бы назвать вам величину бюджета планово-экономического отдела или бюджета отдела обучения

персонала, но во многих случаях они не смогли бы назвать вам обитую стоимость разработки бюджета, в том числе это не могут сделать и те сотрудники, которые участвовали в подготовке, консолидации и анализу бюджета. Точно так же они назвали бы вам величину бюджета отдела кадров, или отдела охраны или отдела по обучению персонала. Однако сказать вам, сколько будет стоить нанять и обучить одного нового работника и получить для него разрешение на доступ к работе у службы охраны было бы для них затруднительным.

Поскольку большинство организаций не концентрирует свое е внимание на межфункциональных процессах, у них возникают сложности с постоянным совершенствованием бизнес-процессов. Вместо этого они время от времени привлекают на помощь методы реинжиниринга для совершенствования конкретного процесса.

События недели is powered by

Каталог обзоров